Wie jedes Jahr schauen wir selbstkritisch in unserem Jahresrückblick auf das vergangene Jahr zurück. Auf ein Jahr, das so gänzlich anders lief, als geplant. Das uns vor Herausforderungen gestellt hat, das aber auch viele gute Seiten hatte.
Wirtschaftlicher Jahresrückblick
2020 von einem wirtschaftlichen Standpunkt aus betrachtet, hat SLN wie viele kleine Unternehmen stark gefordert. Wir konnten zwar im Homeoffice normal weiterarbeiten, waren also von keinem Lockdown direkt betroffen, die geänderten Prioritäten potentieller Kunden haben wir aber schon gespürt.
Teil unseres Geschäftsmodell ist, dass wir weiterhin Neukunden dazu gewinnen. Wir investieren in ein Team, das größer ist, als unsere aktuelle Kundenzahl es erfordert, um VIA und alle Produkte daneben weiterzuentwickeln. Das hat in den letzten Jahren gut funktioniert, seit Gründung 2016 haben wir jedes Jahr unsere Kundenzahl in etwa verdoppelt. Auch wenn wir mit einem langsameren Wachstum gerechnet hatten, dachten wir, wir können die Erfolgssträhne vielleicht fortsetzen. Dann kam Corona.
Mit der Corona-Pandemie verschoben sich viele Prioritäten. Es gab in den Ämtern, Schulen und Verkehrsunternehmen plötzlich übermäßig viel zutun, so dass es für die Einführung einer neuen Software schlicht nicht die richtige Zeit war. Die Folge war, dass vereinbarte Projekte verschoben, Beschaffungsmaßnahmen zurück gestellt wurden und, dass wir natürlich auch niemanden behelligen wollten.
Allerdings sind geplante Investitionen oft nicht aufgehoben, sondern nur aufgeschoben. Das haben wir in einem sehr erfolgreichen 4. Quartal 2020 erlebt. Viele Interessenten haben gemerkt, dass eine Software ihren Alltag stützen kann werden nun 2021 mit uns an der Einführung arbeiten. Wie gut wir nun diesen „Ansturm“ in 2021 meistern, lesen Sie dann im Jahresrückblick 2021 😉
Personelle Änderungen
Oberstes Ziel war es, dass wir unser Team halten. Wir haben keine Kurzarbeit angemeldet – zutun gab es immer genug, und sogar drei neue Team-Mitglieder dürfen wir begrüßen (Nick, Adrian, Janik). Wir haben auch erlebt, was es bedeutet, wenn uns eine wichtige Person verlässt. Philipp Lange war zwei Jahre eine starke Säule bei der Weiterentwicklung von VIA und vieler Dienste in der VIA-Cloud. Als kleine Firma ist man immer überproportional abhängig von einzelnen MitarbeiterInnen. Dennoch haben wir den Übergang in die Post-Philipp-Ära ohne größere Störungen gemeistert, was nicht selbstverständlich ist und was daran lag, dass Philipp eine hervorragende Übergabe gemacht hat und alle anderen MitarbeiterInnen bei SLN ebenso talentiert und engagiert sind. Darauf sind wir sehr stolz.
Heute haben wir ein Team von 8 Personen, nachdem wir mit 6 Personen ins Jahr 2020 gestartet sind. Wir sind damit so breit aufgestellt wie nie zuvor – und wir haben noch einiges geplant.
Neue Erfahrungen
2020 hat uns auch menschlich weiterentwickelt. SLN war im Frühjahr und ist jetzt seit November komplett im Homeoffice. Zwar liegt unser Büro nur wenige Minuten von den meisten KollegInnen entfernt, ist sehr groß und sehr schön, wir haben uns dennoch dazu entschlossen nicht Teil des Problems zu werden und arbeiten seitdem geschlossen von zuhause aus.
Wie in vielen anderen Unternehmen – vielleicht auch in Ihrer Dienststelle – stellt uns das vor völlig neue organisatorische Herausforderungen. Zwar haben wir schon vorher oft remote gearbeitet, dass sich das ganze Team über Wochen nicht persönlich trifft, ist aber auch für uns neu.
Wir mussten Antworten darauf finden, wie wir uns digital organisieren:
- Wie teilen wir uns mit, wer wann wie arbeitet (wir haben keine Kernarbeitszeit – jeder arbeitet, wann es für ihn am besten ist)?
- Wie bleiben wir dennoch im regen Kontakt?
- Wie stellen wir den Datenschutz sicher, obwohl alle zuhause sind?
- Wie halten wir das Teamgefühl aufrecht? Wie erkennen wir, wenn es einem Kollegen/einer Kollegin nicht gut geht?
- Wie organisieren wir manuelle Arbeiten, wie Post, Unterschriften etc.?
Letztlich waren die Antworten oft schnell gefunden, bis sie sich im Alltag durchgesetzt haben dauert es manchmal aber und erfordert viel Disziplin und Durchhaltevermögen.
Homeoffice-Philiosophie
Wir sind übrigens der Meinung, dass Kontrolle kein Weg ist das Homeoffice zu gestalten. Keiner bei SLN, vom Werkstundenten zum Gründer, hat Rechenschaft über seine Arbeitszeit abzulegen. Jeder teilt sie sich so ein, wie es seiner Situation angemessen ist. Marcus mit Kind und Familie arbeitet anders als jüngere Team-Mitglieder wie Adrian oder Bruno. Das ist okay. Bei SLN hat jeder von allen das Vertrauen, dass die volle Leistung gegeben wird, die eben gerade möglich ist.
Und sind wir mal ehrlich: ob wir im Homeoffice nebenbei die Wäsche machen oder im Büro einfach nur Zeit totschlagen, damit man kein Minus auf sein Arbeitszeitkonto bekommt, unterscheidet sich nicht wirklich. Was sich unterscheidet, ist die eigene Motivation am nächsten Tag. Das ist sicher auch nochmal Stoff für einen eigenen Blog-Beitrag.
Außerdem hatten wir gerade in den Anfangsmonaten der Pandemie Zeit uns wieder mehr mit uns selbst zu beschäftigen. Die eigenen Prozesse gehen oft im Alltag unter und weil unsere Kunden so stark gefordert wurden, Neukunden aber zunächst warteten, konnten wir bei uns lange aufgeschobene Projekte umsetzen. Wir haben interne Tools entwickelt, um unseren Alltag zu verbessern, wie einen Messenger-Bot, der uns Mittag-Essen bestellt, unser Support-System erweitertet und wichtige statistische Inhalte mit aufgenommen, wir haben die Entwicklung von VIA und das Ausrollen neuer Updates weiter automatisiert und mit einem ausführlichen Changelog begonnen.
Das war für uns auch eine interessante Zeit, weil sie nicht getrieben war von externen Erwartungshaltungen oder Deadlines.
Learnings
Wir werden nicht müde zu betonen, wie wichtig Ihr Feedback für uns ist. Wir nehmen dieses sehr ernst und versuchen stets unsere Prozesse daran auszurichten und zu optimieren.
Kommunikation
Organisatorisch gab es in 2019 und 2020 vermehrt Rückmeldungen darüber, dass wir nicht ausreichend über Änderungen in VIA informierten. Das stimmte. Neue Funktionen haben wir von einem Tag auf den Anderen veröffentlicht – wann sie eben fertig waren – und wir haben nicht sonderlich ausführlich über die genauen Änderungen berichtet. Auch, dass wir noch genutzte Funktionen aus dem System entfernt haben, stieß zurecht auf Unmut.
Seit Mitte 2020 schreiben wir darum einen sehr ausführlichen Changelog, der direkt in VIA integriert ist. Dort berichten wir über jede Änderung und gehen auch offen mit behobenen Fehlern um. Seit Dezember ist außerdem die Rubrik „Einblicke“ hinzugekommen, in der wir die Hintergründe zu Entscheidungen oder Änderungen erläutern und unsere Strategie erklären.
Außerdem sind wir dazu übergangen alte Funktionen zunächst im System zu belassen. Wir haben bspw. die Stammdaten-Ansichten überarbeitet und jetzt neulich auch die System-Optionen. Dennoch können AnwenderInnen die alten Funktionen vorerst weiter nutzen. Irgendwann werden wir sie entfernen, wir hoffen dass sich alle AnwenderInnen bis dahin an die Änderungen gewöhnt haben.
Release-Qualität
2019 war ein Jahr, in dem wie in VIA sehr viele neue Funktionen implementiert haben. Dabei haben wir nicht immer auch die Qualität geliefert, die wir selbst und unsere Kunden von uns erwarten. Es war stets ein Abwägen zwischen schnellen Veröffentlichungen, damit Kunden die Funktionen nutzen können und ausführlichem Testen. 2020 haben wir einen Shift hin zu einem umfangreicheren Qualitätsbezug gemacht. Unsere Updates werden deutlich intensiver manuell und automatisiert getestet. Unser Kollege Moritz Kormann übernahm die verantwortungsvolle Aufgabe die Qualität von Releases zu überwachen. Das hat zwar in einigen Fällen zu einer längeren Entwicklungszeit geführt, war aber überaus sinnvoll. Insgesamt sind wir mit der Stabilität von VIA in 2020 deutlich zufriedener, was uns auch einige Kunden spiegeln.
Kommunikation von Veröffentlichungen
Neukunden sind nicht selten auf einzelne Updates angewiesen, mit denen wir neue Funktionalitäten veröffentlichen. Weil unsere Entwickler teilweise aber auch ins Alltags-Geschäft eingebunden sind, ist es manchmal sehr schwer einzuschätzen, wann eine Funktion fertig entwickelt und nach ausführlichem Test bereit ist, veröffentlicht zu werden. Wir haben dieses Jahr mehr als nur einmal enttäuscht, weil wir selbst gesetzte Deadlines nicht einhalten konnten. Darum sind wir wieder mehr dazu übergegangen, gar keine Veröffentlichungszeitpunkte zu kommunizieren. Das ist häufig der bessere Weg, als wenn ein Kunde auf ein Feature wartet und dann enttäuscht wird, wenn es doch noch nicht fertig ist. Hier müssen wir auch weiterhin besser werden.
VIA Weiterentwicklung
VIA selbst hat letztes Jahr riesige Sprünge gemacht. Für 2020 war unser Ziel, VIA fit für die nächsten Jahre zu machen. Dabei haben wir die Architektur von VIA stark verändert, was zu kürzeren Entwicklungszyklen und geringerer Fehleranfälligkeit führte. Überhaupt haben wir unser Augenmerk stark auf die Verbesserung der bestehenden Funktionen gelegt und nur wenig Neues geschaffen. Die Verbesserungen, wie die Umlauf-Stände, die neuen Ansichten und das neue Auswertungs-Modul, haben dennoch einen großen Einfluss in die tägliche Arbeit. Die Details dazu können Sie im Changelog nachlesen.
Wie es mit VIA weitergeht, lesen Sie demnächst auch in einem Einblicke-Artikel im Changelog.
Entwicklung von myVIA
VIA ist nicht unser einziges Produkt. Seit 2020 arbeiten wir an der Umsetzung von myVIA – dem Eltern- und Antragsportal, das perfekt mit VIA zusammenarbeitet. myVIA wird dieses Jahr mit einer sehr großen Stadt im Ruhrgebiet und einem sächsischen Landkreis eingeführt und dann kann dann an andere Kunden ausgerollt werden.
Das Ziel von myVIA ist es, auch die Eltern und Schüler direkt einzubeziehen. Hier können Anträge gestellt und eingesehen, die Eigenanteile gezahlt, persönliche Fahrplanauskünfte (ÖPNV und FSV) eingesehen oder mit den Ämtern direkt kommuniziert werden. Die Träger der Schülerbeförderung sind bezüglich des OZG angehalten die eigenen Dienstleistungen zu digitalisieren. Lesen Sie hier dazu unser OZG-Whitepaper.
Jahresrückblick – Fazit
2020 hat uns alle gefordert. Unsere Kunden hatten einen enormen Stress, bei dem wir als Dienstleister zur Seite stehen konnten, dafür war es aber auch wirtschaftlich anspruchsvoll. Dennoch steht SLN heute besser da als vor einem Jahr – mit einem tollen Team, einer klaren Vision und jeder Menge zutun.
Das wäre nicht ohne die fortwährende Unterstützung unserer Kunden möglich gewesen. Dafür sind wir dankbar und dafür arbeiten wir jeden Tag.
Das ganze Team von SLN wünscht Ihnen, Ihren Familien und KollegInnen ein erfolgreiches und vor allem gesundes Jahr 2021. Wir stehen an Ihrer Seite und helfen Ihnen gern.
Bildnachweis: Unsplash | Annie Sprat
