Wie das Homeoffice auch in Behörden gelingt

Die aktuelle Situation stellt uns alle vor neue Herausforderungen. Seitens der Landes- und Bundesregierung gibt es die Aufforderung, wenn möglich von zuhause aus zu arbeiten. Wir zeigen, wie das Arbeiten im Homeoffice mit VIA und weiteren Tools gelingen kann.

Homeoffice ist eine gute Idee

Zunächst müssen auch wir sagen, dass es in der aktuellen Situation der Corona-Pandemie die beste Idee ist, von zuhause aus zu arbeiten. Homeoffice schützt Ihre Familie, Ihre Kollegen und trägt dazu bei, dass sich der Virus nur langsam verbreiten kann. Auch wenn es in Ihrem Umfeld oder Ihrer Stadt aktuell keine Covid-19-Infektionen gibt – das wird nicht so bleiben. Und dann ist es besser, wenn Sie sich freiwillig ein wenig isolieren.

Homoffice ist für Behörden schwer umzusetzen

Nur bei wenigen unserer Kunden ist uns bekannt, dass deren Arbeitgeber Homeoffice (oder sog. Tele-Arbeitsplätze) proaktiv einrichten oder zulassen. Die übliche Arbeitsweise ist die Präsenz in der Geschäftsstelle, dem Büro oder dem Amt.

Dabei gibt es bereits heute sehr gute und oft auch kostenlose Tools und Techniken, wie Sie von zuhause arbeiten können. SLN hat einige Erfahrung mit dem Remote-Arbeiten, darum tragen wir hier unsere Erfahrungen und Tipps zusammen:

1. Organisatorische Maßnahmen

1.1 Einrichtung des Homeoffice

Um fokussiert und produktiv zu arbeiten, reicht es nicht, wenn Sie sich an den heimischen Küchentisch setzen. Das wird Sie auf Dauer unproduktiv machen. Wir empfehlen Ihnen darum folgendes:

  • Richten Sie sich einen festen Arbeitsplatz ein, der nicht im sonstigen Alltag stört und weggeräumt werden muss. Wenn Sie keinen Schreibtisch zuhause haben, richten Sie sich zumindest eine temporäre Ecke ein.
  • Besorgen Sie sich einen gemütlichen Stuhl.
  • Sind Ihre Kinder zuhause, versuchen Sie diese Ecke in einem Raum einzurichten, der nicht üblich zum Spielen genutzt wird – vielleicht das Schlafzimmer.
  • Wenn Sie ein Büro haben, versuchen Sie Ihren Kindern diesen Raum ein Stück weit als Spiel-Raum zu entziehen.
  • Kaufen Sie sich Noise-Canceling-Kopfhörer. Nicht nur um Konzentrations-Musik zu hören, diese dämpfen auch sehr gut alle Umgebungs-Geräusche.

1.2 Kommunikation mit den Kollegen und Partnern

Sie müssen weiterhin für Kollegen, Vorgesetzte und Bürger erreichbar sein. Von zuhause aus wird das schwer, hier ein paar Ansätze:

Ein Kalender, um Ihren Kollegen mitzuteilen, wann Sie arbeiten
Ein Kalender, um Ihren Kollegen mitzuteilen, wann Sie arbeiten
  • Wenn Ihr Arbeitgeber das unterstützt: lassen Sie Ihr Telefon weiterleiten. Wenn dies nicht möglich ist, sollte er einen Anrufbeantworter mit einer Ausweich-Telefonnummer schalten.
  • Vereinbaren Sie feste Telefon-Termine mit Ihren Kollegen. Versuchen Sie mehrere Personen gleichzeitig ans Telefon zu holen.
  • Wenn möglich sollte Ihr Arbeitgeber Ihnen den Zugang zum E-Mail-Postfach ermöglichen.
    • Wenn das technisch nicht geht, dann können Sie von Stadt.Land.Netz eine temporäre E-Mail-Adresse erhalten. Auf diese können Sie alle eingehenden E-Mails weiterleiten und von einer Webapp aus darauf zugreifen. Da wir mit Ihren Arbeitgebern Datenschutzverträge geschlossen haben, ist dieser Service von uns möglich. Sprechen Sie uns darauf an!
  • Setzen Sie Messenger-Dienste ein, um mit Ihren Kollegen dienstlich zu kommunizieren. Diese können das schnelle Austauschen „über den Flur“ sehr gut ersetzen.
  • Um Ihren Kollegen mitzuteilen, in welchem Zeitraum Sie arbeiten werden, wann Sie Pause machen und wann Sie vorhaben Feierabend zu machen – richten Sie sich einen gemeinsamen, digitalen Kalender ein, in welchen Sie für jeden Tag Ihre geplanten Arbeitszeiten schreiben. Dieser Kalender kann dann später auch dazu dienen, Ihr Arbeitszeitkonto nachzupflegen.

1.3 Datenschutz

Die Gewährleistung des Datenschutzes muss auch im Homeoffice die höchste Priorität erhalten. Dennoch müssen pragmatische Lösungen gefunden werden, hier eine Auswahl:

  • Versuchen Sie keine Akten aus dem Büro mit nachhause nehmen zu müssen. VIA bietet eine digitale Akte, in der man gescannte Dokumente einstellen kann – sprechen Sie uns darauf an.
  • Lassen Sie keine Akten offen liegen, damit kein Besuch, aber auch nicht Ihr Partner/Ihre Partnerin oder Ihre Kinder darauf zugreifen können.
  • Wenn Sie keinen Laptop von Ihrem Arbeitgeber erhalten haben, sondern am heimischen PC arbeiten müssen, dann richten Sie sich ein neues Nutzerkonto für die dienstliche Nutzung ein. Vermeiden Sie, dass Ihre privaten Dateien mit den dienstlichen vermengt werden.

2. Technische Möglichkeiten des Homeoffice

Wie schon beschrieben, empfehlen wir Ihnen die Einrichtung einer Reihe von Tools. Wir wissen, dass viele Ihrer Arbeitgeber keine Möglichkeit haben, Ihnen diese schnell zur Verfügung zu stellen, darum haben wir uns auf kostenlose und freie Dienste konzentriert.

Arbeits-PC:

Nur wenige Behörden-Angestellte werden mit Laptops ausgestattet. Stationäre Tower-PC sind die üblichen Arbeitsgeräte. Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen also kein tragbares Gerät zur Verfügung stellen kann, dann sollten Sie mit ihm abstimmen, ob Sie nicht den Arbeits-Rechner mit nach hause nehmen dürfen. Das sollten Sie dem heimischen PC in jedem Fall vorziehen.

Die Gründe sind dabei nicht nur der Datenschutz, so dass Sie Ihre privaten nicht mit dienstlichen Daten vermischen. Ihr Arbeits-Rechner ist darüberhinaus ja auch Ihre gewohnte Arbeitsumgebung. Das heißt mit ihm werden Sie am Produktivsten arbeiten können. Sie haben alle relevanten Programme bereits installiert und Sie wissen sofort, wo sich etwas befindet und wie ein Programm eingerichtet ist.

Außerdem wird es mit der Nutzung eines VPN-Dienstes auch möglich, sich in die Infrastruktur des Arbeitgebers einzuloggen. Also vielleicht erhalten Sie dadurch auch den vollen Zugriff auf alle Verzeichnisse und Datenbanken.

E-Mails:

Wenn Ihr Arbeitgeber Ihr E-Mail-Postfach nicht ins Home-Office freigeben kann, empfehlen wir Ihnen sich von uns ein E-Mail-Konto einrichten zu lassen. Die Adresse würde dann wie folgt aussehen:
l.lehmann@sln.via-cloud.de
Bei „sln“ würde dann Ihr Landkreis-/Kundenkennzeichen stehen. Sie erhalten von uns dann eine Web-Anwendung mit Zugriff auf Ihre E-Mails. Sie sollten dann alle Ihre eingehenden Mails auf Ihr VIA-Cloud-E-Mail-Konto weiterleiten.

Weiterhin können wir die Einrichtung einer temporären E-Mail-Adresse auf Outlook.com empfehlen.

Kalender:

Ebenso, wie wir Ihnen ein Online-Mailkonto anlegen können, können wir Ihnen einen datenschutzkonformen Online-Kalender anlegen. Dort können Sie und Ihre Kollegen eigene und geteilte Kalender erzeugen und diese in einer Web-Anwendung verwalten.

Ein anderer guter Online-Dienst für Kalender ist Google Kalender. Dabei sollten Sie aber keine personenbezogenen Daten eintragen, da der Datenschutz bei Google nicht immer mit den für Sie vorgeschriebenen Standards übereinstimmt.

Daten-Austausch:

Um Daten auszutauschen, empfehlen wir auf einen Dienst für Online-Speicher zu wechseln. Im Netz gibt es zahlreiche datenschutzkonforme Anbieter.

Ebenso wie bei Mail und Kalender, können Sie auch von uns einen Online-Speicher erhalten. Dieser ist datenschutzkonform und Sie können dort alle wichtigen Dateien mit Ihren Kollegen teilen.

Eine andere Alternative ist, dass Ihnen Ihre IT einen Webdav- oder FTP-Server einrichtet.

Kommunikation:

Zum schnellen Austausch empfehlen wir Ihnen die Nutzung eines Instant-Messengers. Diese sind schneller als E-Mails und deren Verwendung kommt einem natürlichem Gespräch schon recht nahe. Außerdem können stets mehrere Teilnehmer in ein Gespräch involviert werden.

Folgende (kostenlose) Messenger können wir empfehlen:

  • Slack (weil Geschäfts-Anwendung)
  • Microsoft Teams (weil Geschäfts-Anwendung)
  • Telegram (weil verschlüsselte Kommunikation)
  • Signal (weil verschlüsselte Kommunikation)
  • Whatsapp (mit Vorsicht – wenn keine personenbezogenen Daten)
Unser Team-Interner Messenger "Slack"
Unser Team-Interner Messenger „Slack“

3. VIA wird Ihnen helfen – helfen Sie uns das auszubauen

VIA selbst ist webbasiert, das heißt Sie können sich auch von Zuhause in VIA anmelden. Die Arbeit wird die gleiche sein, wie im Büro. Damit haben Sie bereits das richtige Tool, um Ihre Arbeit im Homeoffice fortzusetzen. Mit dem Einsatz der Variablen Bereiche in VIA können wir außerdem sehr schnell neue Funktionen in Ihre VIA-Instanz bringen, ohne programmieren zu müssen. Immer dann, wenn Sie eine begleitende Excel-Tabelle erzeugen wollen, sind diese Daten eigentlich besser in VIA aufgehoben und durch die Variablen Bereiche modellierbar – sprechen Sie uns darauf an!

Wir sind aber auch auf Sie angewiesen, um herauszufinden, welche Funktionen benötigt werden. Darum bitten wir Sie uns Ideen und Anforderungen zu schreiben, um Ihre Arbeit gerade in der aktuellen Situation zu verbessern. Schildern Sie uns Ihre Herausforderungen und sprechen Sie mit uns, damit wir gemeinsam Lösungen dafür finden können.

PS:
Dieser Artikel ist eine subjektive Betrachtung und soll Ihnen nur Inspiration und Anregung verschaffen, wie Sie die schwierige Zeit gut und produktiv meistern. Gern können Sie uns weitere Hinweise und Tipps zusenden, damit wir diesen Artikel verbessern können.


Dieser Artikel wurde zuletzt am 20.03.2020 um 10:15 Uhr bearbeitet


Photo credit: nkeppol on Visual Hunt / CC BY

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Über den Autor

Lars Lehmann
Lars Lehmann

Lars Lehmann ist Mitgründer und Geschäftsführer bei Stadt.Land.Netz. Er hat zehn Jahre in verschiedenen Positionen regionaler Behörden gearbeitet und verantwortet die Bereiche Produkt und Entwicklung bei SLN.

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