Wie VIA Ihnen mit dessen Konfigurierbarkeit hilft

Deutschland befindet sich im Außnahmezustand. Was gestern noch als sicher galt, kann heute wieder ganz anders sein. Auch auf die Schülerförderung kommen neue Anforderungen zu. Um diese Aufgaben zu bewältigen brauchen Sie flexible Tools, die sich Ihren Anforderungen anpassen.VIA ist ein enorm flexibles Tool, das sich durch seine hohe Konfigurierbarkeit an alle Umstände anpassen lässt – wir zeigen Ihnen, wie sich VIA an Ihre Herausforderungen anpassen kann.

VIAs Stärke ist dessen Konfigurierbarkeit

Nicht nur im Homeoffice hilft Ihnen VIA, sondern auch bei der Bewältigung neuer Aufgaben und Herausforderungen.

Schon vor der Corona-Krise war die Anpassbarkeit und Konfigurierbarkeit von VIA eine der Stärken. So können nicht nur Dokumente und Auswertungen völlig frei designed und zusammengestellt werden, sondern auch Nutzer-Masken umgebaut und gar neue Funktionen hinzu konfiguriert werden.

Bisher war das nötig, um unterschiedliche Arbeitsweisen unterschiedlicher Kunden abbilden zu können. Nun ist kommt dies auch jedem Kunden einzeln zugute, indem wir für jeden Kunden neue Arbeitsabläufe, Eingabemasken, Auswertungen und Dokumente erstellen können.

Erstellen Sie sich einen „Krisen-Stand“

Zunächst sollten Sie darüber nachdenken, ob der aktuelle Krisenfall in Ihrer normalen VIA-Datenbank behandelt werden soll.

Das Prinzip einer Planung in VIA besteht darin, einmal (meist am Schuljahresbeginn) eine Planung anzulegen und diese dann für die folgenden Monate fortzuschreiben. Sie planen keine Touren völlig um, sondern passen sie nur an die eingehenden Änderungen an.

Aber gerade jetzt, müssen Sie teilweise täglich neue Informationen rausgeben, Beförderungen organisieren und schnell and an viele Teilnehmer Informationen versenden.

Dies soll sicher auf Grundlage Ihrer getätigten Planung erfolgen, Sie wollen die grundsätzliche Planung aber nicht verwerfen oder dauerhaft überschreiben.

Darum empfehlen wir Ihnen, sich von uns einen „Krisen-Stand“ anlegen zu lassen. Das ist eine neue Datenbank mit allen aktuellen Daten aller Schüler und Personen. Auf dieser neuen Datenbank können Sie dann schnell neue Planungen durchführen und verändern damit nicht Ihren „normalen“ Datenbestand, den Sie später wieder aktivieren können.

Welche Bereiche sind Variabel?

Die Konfigurierbarkeit von VIA erstreckt sich auf viele Teile und Sektionen. Hier zeigen wir Ihnen die Wichtigsten.

Dokumente

Dokumente dienen in VIA dazu, die Daten der Datenbank in geordneter Form auszugeben. Dabei können sie enorm umfangreich werden.

Neben einfachen Anschreiben, die Eltern erhalten, können wir z. B. auch komplexe Tourenpläne erstellen. Wir können außerdem externe Links einbauen, die in einer PDF-Datei angeklickt werden können und bspw. den Routenverlauf anzeigen.

Beispiele finden Sie weiter unten.

Dokument-Stapel

Nicht immer wollen Sie nur einem einzelnen Empfänger ein Dokument zusenden, sondern vielleicht gleicher einer größeren Zahl gleichzeitig.

Sie wollen aber vielleicht auch nicht allen potentiellen Empfängern ein Dokument zustellen, sondern nur einer bestimmten Auswahl derer, die ein besonderes Merkmal erfüllen.

Für diesen Fall können wir Dokument-Stapel anlegen, bei denen wir die Empfänger nach den ihnen eingetragenen Eigenschaften filtern. Beispiele finden Sie weiter unten.

Auswertungen

Auswertungen sind den Dokumenten sehr ähnlich, bieten aber zusätzlich die Möglichkeit exportiert zu werden. Z.B. nach Excel, aber auch in Computer-Formate wie CSV, XML und JSON.

Dadurch können teils komplexe Liste, Fragestellungen, Statistiken und Kennzahlen aus VIA geholt werden und in Excel oder einer anderen Fachanwendung weiterverarbeitet werden.

Eingabe-Masken & Variable Bereiche

Mit dem Funktions-Set der „Variablen Felder“, gibt es in VIA die Möglichkeit ganze Eingabemasken zu verändern, ohne dass wir programmieren müssen.

So können eine ganze Reihe von Feldern hinzugefügt werden. Diese können wiederum mit Daten aus der Datenbank verbunden werden. Z. B. kann so eine Auswahl-Box hinzugefügt werden, bei der man die Unternehmen selektieren kann, die in VIA hinterlegt sind. Alle erfassten Werte können außerdem wieder in Dokumenten und Auswertungen ausgegeben werden.

Zusätzlich ist es möglich mit „Wenn-Dann“-Bedingungen recht komplexe Erfassungs-Masken zu designen, die dann für komplexe Themen genutzt werden können.

Zuletzt ist es auch möglich, komplette neue Nutzer-Masken anzulegen und somit Funktionen zu bauen, die VIA eigentlich noch nicht beherrscht.

Unsere Faust-Regel:
Wenn Sie eine neue Excel-Tabelle anfangen wollen, ist deren Inhalt meist besser in VIA aufgehoben und mit den Variablen Feldern leicht zu designen. Sie sollten auf jeden Fall mit uns darüber reden.

Beispiele finden sich weiter unten.

Automatisierte Arbeitsabläufe

Viele Aufgeben, bei denen Sie VIA nutzen, lösen Sie manuell aus. Sie erstellen Dokumente selbst, versenden diese per E-Mail und tragen Rückläufer selbst wieder in VIA ein.

Ein ganzer Teil dieser Arbeitsabläufe kann automatisiert werden. Ändert sich eine Tour, können wir bspw. automatisch neue Schüler-Listen an die Unternehmen schicken. Auch der Daten-Austausch mit anderen Behörden kann automatisiert erfolgen.

Sprechen Sie uns am besten darauf an, wenn Sie Arbeitsabläufe automatisiert haben wollen. Über die individuelle Konfigurierbarkeit können Szenarien abgebildet werden, die vielleicht aktuell noch gar nicht möglich erscheinen.

Welche Beispiele und Anwendungsfälle gibt es?

Dokumente

Beispiel an der Vergabe LK Rastatt.
Der LK Rastatt schreibt seine Beförderungsleistungen aus. Die verwendeten Dokumente zeigen den genauen Fahrt-Ablauf, summieren die zu fahrenden Strecken und Tage und beinhalten Links zu den dynamischen Portalen von VIA.

Dokument laden

(Die Dokumente sind anonymisiert und können darum hier gezeigt werden)

Dokument-Stapel

Beispiel an einer Anforderung des ZVMS.
Der ZVMS hatte die Anforderung Tourenpläne für alle Touren zu erstellen, die Grundschulen und Schulen für geistig Behinderte bedienen.

Wir haben einen Dokumenten-Stapel angelegt, der genau diese Touren selektiert und zum Druck im Stapel-Verfahren bereitstellt.

Individueller Dokument-Stapel, der nur bestimmte Touren zum Druck auswählt
Individueller Dokument-Stapel, der nur bestimmte Touren zum Druck auswählt

Variable Felder

Beispiel an einer Anforderung des ZVMS.
Der ZVMS muss alle Schüler überwachen, deren Eltern „systemrelevant“ sind, um diese weiterhin zu befördern.

Wir haben in VIA bei den Schülern das Merkmal für Systemrelevante Eltern hinzugefügt.

Variables Feld, zum merken welche Schüler weiter befördert werden müssen
Variables Feld, zum merken welche Schüler weiter befördert werden müssen

Auswertungen

Beispiel an einer Anforderung des ZVMS.
Der ZVMS brauchte eine Auswertung aller Schüler, deren Eltern „systemrelevant“ sind, um diese weiterhin zu befördern.

Wir haben in VIA eine Auswertung hinterlegt, die genau diese Schüler ausgibt. Welche Eltern systemrelevant sind, kann über das angelegte variable Feld gesteuert werden.

Filter-Anweisung, wie VIA Daten ausgibt
Filter-Anweisung, wie VIA Daten ausgibt

Sprechen Sie uns an!

VIA ist ein unglaublich mächtiges Tool, das Ihnen durch seine Anpassbarkeit eine große Unterstützung sein kann. Es ist darum wichtig, dass Sie mit uns gemeinsam schauen, welche Möglichkeiten bestehen, welche Herausforderungen Sie haben und wie wir Ihnen schnell und unbürokratisch helfen können.

Unsere Anwendung VIA hilft Ihnen bei allen Aufgaben der kommunalen Schülerbeförderung
freigestellter Schülerverkehr
ÖPNV
Kostenerstatter

Über den Autor

Lars Lehmann
Lars Lehmann

Lars Lehmann ist Mitgründer und Geschäftsführer bei Stadt.Land.Netz. Er hat zehn Jahre in verschiedenen Positionen regionaler Behörden gearbeitet und verantwortet die Bereiche Produkt und Entwicklung bei SLN.

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