VIA Version 23.2 veröffentlicht: Neue Druckfunktionen

Mit jeder neuen Version unserer Software VIA, bringen wir neue Funktionen heraus, verbessern bestehende und beheben Fehler der vorigen Version. Die Version 23.2 bringt variable Felder und eine deutlich verbesserte Druck-Bearbeitung mit sich.

Neue Funktionen – Variable Felder und neue Schüler-Maske

Ein oft geäußerter Wunsch der Anwender war es, die bestehenden Eingabefelder bei den Schülern und an anderen Stellen zu erweitern. Wir haben festgestellt, dass dabei jeder Kunde eigene Wünsche hat und wir alle Wünsche nicht „unter einen Hut“ bekommen würden. Wir wollen VIA als Software gern so individuell wie möglich auf alle Kundenwünsche zuschneiden, gleichzeitig aber auch variabel bleiben, falls sich Wünsche ändern.

Wir haben uns darum dazu entschlossen eine Funktion einzubauen, die wir „variable Felder“ nennen. Diese variablen Felder hielten in Version 23 bereits Einzug in die Software und ermöglichen es jedem Träger die Eingabe-Masken von Schülern, Unternehmen, Touren, Schulen, Fahrern, Fahrzeugen, Vergaben usw. selbst zu erweitern. Administratoren können über die System-Einstellungen einfach neue Felder „hinzuklicken“ und dabei entscheiden, welche Art Feld dies jeweils sein soll. So können neben Eingabefeldern auch Auswahllisten, Checkboxen, Datumsfelder und Mehrfachauswahl-Felder erstellt werden.

In der Schüler-Maske gibt gleichzeitig das seitliche Menü sein Debüt. Dort können Bearbeiter nun zwischen den Fahrten, den Weiteren Daten (variable Felder), Anträgen (sofern installiert) und Dokumenten hin-und-her Schalten.

Verbesserte Funktionen – Besserer Dokumenten-Druck und -Registrierung

Die Behandlung von Dokumenten und deren Erstellung ist in VIA eine zentrale Funktion. Durch Textmarken, Abfragen und den Dokumenten-Editor, können höchst komplexe und individuelle Dokumente erstellt werden, die von VIA selbst angepasst und mit den jeweiligen Daten gefüllt werden.

Die Erstellung, Bearbeitung und Speicherung der Dokumente, war für Bearbeiter bisher jedoch nicht so intuitiv und selbsterklärend. Darum haben wir in der aktuellen Version unsere Prioritäten vor allem auf die Verbesserung dieser Funktionen gelegt.

Erstellen von Dokumenten-Stapel

Es ist nun möglich Dokumente nicht sofort und mit dem aktuellen Datum auszudrucken, sondern diese für einen späteren Druck einem Dokumenten-Stapel hinzuzufügen. Stapel werden in dem neuen Modul „Stapeldruck Dokumente“ im Menü „Auswertungen & Druck“ erzeugt und verwaltet. Jeder Stapel bekommt schon definiert, wann dieser gedruckt und versandt werden soll, damit sich die Bearbeiter daran orientieren können. Bis zum letztlichen Druck, können diese Daten aber noch geändert werden

Werden nun durch die Bearbeiter Dokumente erzeugt, können diese anstatt direkt gedruckt zu werden, einem Stapel hinzugefügt werden. Beim Druck des Stapels werden die Datums an die richtige Stelle gesetzt und der Stapel als „fertig“ markiert.

Dokumente erstellen kann man weiterhin über die Funktion „Dokumente erstellen“ im gleichen Menü. Auch hier hat sich einiges geändert: das Design ist schlanker und leichter verständlich und zwei Buttons sind hinzugekommen. Wirkliche Veränderung hat dieses Modul aber „unter der Haube“ erfahren.

1. Dokumente nach dem Erstellen bearbeiten und speichern

Bisher konnten erstellte Dokumente zwar bearbeitet werden, allerdings wurden die Änderungen nicht im Archiv gespeichert. Gespeichert wurden die Dokumente sofort, nachdem sie erstellt wurden. Nun werden Dokumente nicht mehr automatisch im Archiv gespeichert. Möchte ein Bearbeiter nun noch Änderungen am Dokument vornehmen, kann er das stets machen: über den Button „Bearbeiten“ offen Sie den Dokument-Editor. Haben Sie Änderungen vorgenommen, können Sie diese mit der Schaltfläche „Speichern“ direkt im Editor absichern.

2. Dokument drucken & speichern

Da nun Dokumente nicht automatisch in der Datenbank gesichert werden, muss der Nutzer dies nun selbst vornehmen. Dabei kann er entscheiden, ob das Dokument einfach zum Druck ausgegeben werden oder ob es tatsächlich im VIA-eigenen Dokumenten-Archiv gespeichert werden soll.

Wenn Sie nach dem Erstellen und Bearbeiten eines Dokuments auf den Button „Drucken & Speichern“ klicken, können Sie im sich öffnenden Popup entscheiden, ob Sie das Dokument nur drucken wollen oder ob es auch gespeichert werden soll. Soll es auch gespeichert werden, können Sie noch Druckdatum und Versanddatum auswählen. Bei beiden Varianten klicken Sie zum Schluss auf „Drucken“ und das Dokument wird erzeugt und ggf. in die Datenbank gespeichert.

3. Dokumente zu einem Stapel hinzufügen

Wie schon beschrieben, ist es möglich Dokumente für einen späteren Druck zu registrieren. Wenn Sie dies wollen, klicken Sie auf den Button „zum Stapel hinzufügen“ und wählen Sie in dem sich öffnenden Popup den gewünschten Stapel aus. Ihnen werden nun ein paar Daten zu dem Stapel angezeigt und mit einem Klick auf „Hinzufügen“ wird das Dokument abgelegt.

Dabei wird das erstellte Dokument schon ins Archiv gespeichert, die Daten aber noch nicht ausgefüllt. Erst wenn der Stapel dann letztlich abgeschlossen und gedruckt wurde, werden auch die Dokumente im Archiv fertig gestellt.

Weitere Änderungen & Fehlerbehebungen

1. Namen werden nun in Vor- und Nachnamen getrennt. Das war nötig geworden, da VIA das einzige System war, das unsere Kunden bisher nutzen, wo die Namen zusammen in einem Feld geführt wurden. Um den Umstieg schnell und einfach zu gestalten, haben wir einen Migrations-Assistenten eingeführt, der die Namen teilt und dem Bearbeiter so viel Arbeit spart.
2. Trennung der Namen auch in Listen. Nach der Veröffentlichung von Version 23, wo die Namen bereits getrennt wurden, haben sich nicht alle Tabellen, wo Schüler-Namen auftauchten, angepasst, so dass manchmal nur die Nachnamen noch zu sehen waren. Das wurde behoben.
3. Stabilitäts-Verbesserung in den Haltestellen. Beim Anlegen von Haltestellen haben wir vereinzelt Fehler entdeckt, die behoben wurden.
4. Verbesserte Handhabung bei Schulen.
5. Auswertungen in mehr Formate ausgeben.
6. Neues Benachrichtungs-System.
   1. Nur Fehler werden rot gezeigt.
   2. Fehler-Benachrichtigungen werden länger angezeigt.
   3. Wichtige Hinweise sind Gelb.
7. Behebung von Fehlern in der Karten-Darstellung.
   1. Karten zentrieren sich immer automatisch.
   2. Fehler, bei denen Karten nicht immer gezeigt werden, wurden behoben.
   3. Kürzere Ladezeiten in den Touren-Ansichten.
8. Stabilitätsverbesserungen in den Auswertungen.
9. Verbessertes Logging von Nutzung – auch Erhöhung Datenschutz.
10. Vieles mehr…