Onboarding-Prozess: ein kurzer Einblick wie Sie mit VIA starten

Bei Stadt.Land.Netz nutzen wir einen standardisierten Onboarding-Prozess. Dieser hat sich über die Jahre bewährt und stellt eine strukturierte Einführung unserer Schülerbeförderungssoftware VIA sicher. Hier möchten wir Ihnen nun einen kleinen Einblick in den Start mit VIA geben.

1.) Vertragsunterzeichnung und erste Einblicke

Der Onboarding-Prozess startet mit der Vertragsunterzeichnung durch den neuen Kunden. Im ersten Schritt gewährt uns der Kunde einen Einblick in dessen bestehende Daten- und Prozessstrukturen wie Excellisten, Formulare oder verwendetet Drittanbietersoftware.

2.) Prozessworkshop

Auf dieser Basis bereiten wir den Prozessworkshop vor. Bei diesem erarbeiten wir gemeinsam mit dem neuen Kunden dessen aktuellen Arbeitsprozess und geben ein Ausblick, wie wir diesen in Zukunft digital abbilden werden. Dabei werden bisher kritsche Punkte und Flaschenhälse angesprochen und in Lösungen überführt. Wir klären, welche Daten in VIA übernommen werden sollen, wie diese verarbeitet werden und welche Besonderheiten es zu beachten gilt. Dank der variablen Felder von VIA haben wir hier einen großen Spielraum bei der Anpassung und können so maßgeschneiderte Lösungen für jeden Kunden finden. Wir können beliebige weitere Datenfelder mit sehr geringem Konfigurationsaufwand hinzufügen. Diese sind in der Folge systemweit für Datenansichten, Auswertungen und Dokumente verfügbar.

3.) Online-Schulung

Auf Basis des Prozessworkshop erledigen wir die VIA-Basiskonfiguration und innerhalb von kurzer Zeit ist eine lauffähige Version von VIA mit den gewünschten, individuellen Einstellungen online. Mit dieser VIA-Instanz führen wir die erste Schulung durch, bei der wir Nutzer online in das VIA-System einführen und ihnen direkt in der Software einen Überblick über alle wichtigen Funktionen geben. Dort können direkt alle Fragen zu VIA und dessen Funktionsweise gestellt werden. Damit erhält der Nutzer einen Leitfaden an die Hand und wird befähigt sich in der Folge selbstständig mit dem System auseinanderzusetzen.

4.) Datenmigration

Als nächste Schritt folgt die Datenmigration bei der die bisherigen Altdaten in das neue VIA-System übertragen werden. Dies erfolgt entweder durch den Kunden direkt in VIA oder teilautomatisiert durch das Team von SLN. Unsere Spezialisten haben schon viele Kunden nach VIA migriert und kommen auch mit Altsystemen von Drittanbieten, MS Access Datenbanken oder MS Excel-Listen zurecht, solange die Daten in einer standardisierten Form vorliegen. Die Migration ist zu großen Teilen automatisiert, sodass auf Basis der Schülerdaten beispielsweise automatisch Anträge und Fahrten in VIA mit den Daten gefülllt werden. Außerdem werden alle benötigten individuellen Dokumente wie Serienbriefe oder Übersichtstabellen erstellt.

5.) Vor-Ort-Schulung

Am Abschluss steht die Schulung vor Ort, bei der mit Hilfe des Vorwissens und der indivduell angepassten VIA-Version mit den migrierten Daten, alle Arbeitsschritte durchgegangen werden und sich so arbeitsalltagnah mit der Schülerbeförderung auseinandergesetzt werden kann. Am Ende des Workshops sind alle Nutzer in der Lage, VIA selbstständig für die Planung und Organisation der Schülerbeförderung anzuwenden, sodass einem effizienten Arbeiten mit VIA nichts mehr im Wege steht.

Damit endet der Onboarding-Prozess und der Kunde wird in den regulären Support-Prozess überführt. Unser Support ist dabei fünf Tage die Woche per Telefon und Email erreichbar, beantwortet Fragen und löst Probleme.

6.) Start der normalen VIA-Nutzung mit intensiverer Begleitung

In den ersten Wochen Ihrer aktiven Nutzung von VIA stehen wir Ihnen besonders  intensiv zur Seite. Ihnen werden noch einige Fragen kommen und das System wird weiter lernen, wie Sie es verwenden wollen. Wir werden noch einige Einstellungen und Änderungen vornehmen müssen und diese zeigen wir Ihnen in kleinen Online-Schulungen.

Sie werden also auch in der aktiven Nutzung weiterhin von uns betreut und haben Zugriff auf unseren exzellenten Support. Dabei können Sie in der Zeit von 7:00 bis 17:00 Uhr jederzeit bei uns anrufen und unseren E-Mail– & Ticket-Support in Anspruch nehmen.

Außerdem ist unsere Dokumentation direkt in VIA integriert, Sie finden also die meisten Antworten auf die häufigsten Fragen direkt in der Software.

Unsere Anwendung VIA hilft Ihnen bei allen Aufgaben der kommunalen Schülerbeförderung
freigestellter Schülerverkehr
ÖPNV
Kostenerstatter

Über den Autor

Moritz Kormann
Moritz Kormann

Moritz Kormann hat Wirtschaftswissenschaften an der TU Dresden studiert und gehört seit 2016 zum Team von Stadt.Land.Netz. Hier ist er verantwortlich für die Bereiche Marketing und Entwicklung.

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