„Digitalisierung“ ist das geflügelte Wort unserer Zeit. Sie beschreibt den Prozess, in dem manuelle und analoge Arbeitsschritte in digitale und automatisierte übergeleitet werden. Für viele bedeutet sie Angst vor dem Jobverlust oder eine nicht zu greifende Entwicklung, bei der nur wenige mitkommen. Wir schreiben, warum man vor ihr keine Angst zu haben braucht und warum sie unser Leben besser machen wird.
Der Begriff Digitalisierung beschreibt den allgemeinen Wandel der Gesellschaft von analogen hin zu digitalen Prozessen. Dabei ist ein Großteil der Informationen digital verfügbar und die Kommunikation läuft vermehrt digital ab. Die Digitalisierung betrifft alle Lebens- und Arbeitsbereiche in Bildung, Wirtschaft, Kultur sowie Politik und damit auch den Arbeitsalltag in Behörden. Die jährlichen Ausgaben für die Digitalisierung der deutschen Verwaltungslandschaft steigen seit Jahren. Dennoch wird der Großteil der öffentlichen Aufgaben nach wie vor nicht digital unterstützt und nur wenige Behördendienstleistungen stehen dem Bürger online zur Verfügung. Eine groß angelegte Umfrage bei Verwaltungsstellen zeigte, dass 43 % der befragten Mitarbeiter einen akuten Handlungsbedarf in der Weiterentwicklung von E-Government-Angeboten und von Maßnahmen zur Digitalisierung sehen (Quelle: Wegweiser GmbH Berlin Research & Strategy, Hertie School of Governance, Zukunftspanel Staat & Verwaltung, 2016).
Die Herausforderungen mit dem größten Handlungsbedarf innerhalb der nächsten fünf Jahre
Auch die Bundesregierung sieht eine große Bedeutung in der digitalen Transformation von Behörden und hat deshalb das Programm Digitale Verwaltung 2020 initiiert. Dort steht geschrieben:
Die Verwaltung steht vor der Herausforderung einer nutzerorientierten, effizienten und innovativen Digitalisierung. Internet und moderne Informationstechnik leisten einen wichtigen Beitrag für den Prozess des Umbaus und der Modernisierung der öffentlichen Verwaltung auf elektronischer Grundlage.
Mit dem Programm will die Regierung die Verwaltung in Deutschland fit für die Zukunft machen und die Potentiale der Digitalisierung nutzen. Der Fokus liegt dabei vor allem auf der Effizienzsteigerung und der Nutzerorientierung.
Chancen der Digitalisierung
Die Digitalisierung bietet für Behörden viele Chancen. Durch die Transformation der manuellen Prozesse – wie beispielsweise eine zentrale, digitale Datenhaltung anstatt vieler Aktenordner – kommt es zu einer höheren Effizienz der Arbeit und einer Einsparung von Lagerkosten. Dies kann die immer knappen Budgets in den Organisationen entlasten. Denn alleine in Sachsen werden bis zum Jahr 2020 Kosten in Höhe von fünf Millionen Euro für zusätzliche Akten-Lagerflächen anfallen.
Durch die Vernetzung aller Akteure kann jederzeit auf alle Daten zugegriffen werden und damit die allgemeine Bearbeitungszeit gesenkt werden. Das führt zu zufriedeneren Bürgern und einer positiven Außendarstellung.
Auch können durch die Verfügbarkeit der Daten Kennzahlen wie z. B. durchschnittliche Bearbeitungszeiten abgeleitet und daraus neue Erkenntnisse gewonnen werden.
Behörden stehen auch in Zukunft vor der Herausforderung sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren, um genug neue, junge Arbeitnehmer zu gewinnen. Moderne und effiziente Arbeitsstrukturen können dabei eine zentrale Rolle spielen, um technikaffinen Nachwuchs für einen Behördenjob zu begeistern.
Risiken und Herausforderungen
Neben den Chancen gibt es natürlich auch Risiken der Digitalisierung. So könnten in einigen Bereichen die bisher ausgeübten Tätigkeiten mancher Mitarbeiter obsolet werden und diese durch digitale Prozesse ersetzt werden. Doch diese Veränderung muss nicht gleich im Verlust der Arbeitsstelle resultieren, denn vielmehr geht es bei der Digitalisierung um die Veränderung der täglichen Arbeit und dem Erschließen neuer Ressourcen. Dadurch, dass weniger Arbeitszeit in manuelle Prozesse aufgewendet werden muss, kann mehr Zeit in wertstiftende Tätigkeiten investiert werden. So hat die sächsische Agentur für Arbeit mit dem Einführen der E-Akte bewiesen, dass durch digital unterstützte Prozesse die Mitarbeiter nicht überflüssig geworden sind, sondern nun mehr Zeit für Beratung und Kundenkontakt zur Verfügung steht.
Die Vernetzung aller Akteure und den Einsatz von digitalen Kommunikationsmitteln führt zu einer ständigen Erreichbarkeit. Dies kann bei Mitarbeitern dazu führen, dass diese nicht mehr von der Arbeit abschalten können und unter Dauerstress leiden. Hier ist vor allem vom Arbeitgeber ein verantwortungsvoller Umgang mit den neuen Möglichkeiten gefragt und die Einführung entsprechender Richtlinien sinnvoll, die weiterhin eine Trennung zwischen Arbeit und Freizeit ermöglichen.
Ein weiterer kritischer Punkt ist der Schutz der sensiblen Daten, die nun in digitalisierter Form vorliegen und dem Risiko von unerlaubten Zugriffen und Hackerangriffen ausgesetzt sind. Allerdings lassen sich bei digitalen Daten die Zugriffsrechte sogar genauer festlegen und kontrollieren als dies bei klassischen Aktenordnern der Fall ist. Für den Schutz vor Hackerangriffen sollte auf vertrauenswürdige Cloud- und Softwareanbieter mit hohen Sicherheitsstandards zurückgegriffen werden, um somit das Risiko zu minimieren.
Eine der größten Herausforderungen der Digitalisierung sind die Beschaffungskosten für geeignete Lösungen, die schwer mit dem budgetären Druck vieler Behörden vereinbar sind. Hier ist zu bedenken, dass die Amortisation durch die gesteigerte Effizienz oft schon nach wenigen Jahren eintritt und danach Budget für andere Bereiche frei wird.
Insgesamt geht es nicht um die Frage “Digitalisierung Ja oder Nein”, sondern vielmehr um das “Wie”. Die Digitalisierung ist ein unaufhaltsamer Prozess, den man entweder aktiv mitgestaltet oder den man geschehen lässt und dann mit den Auswirkungen zurechtkommen muss.
Umsetzung der Digitalisierung
Doch wie sieht nun konkret die Digitalisierung von manuellen Prozessen in Behörden aus? Die Digitalisierung ist vielmehr als nur die digitale Verfügbarkeit von Aktenordnern und wird in der Folge am Beispiel der Schülerbeförderung erläutert.
Derzeit erfolgt die Organisation des freigestellten Schülerverkehrs in Deutschland weitestgehend ohne zusammenhängende technische digitale Unterstützung. Daten werden in unzähligen Tabellen gesammelt und meist lokal gepflegt. Die dem Schülerverkehr zugrundeliegenden geografischen Routen werden manuell mit Hilfe von Onlinekartendiensten erstellt. Die Kommunikation zwischen Träger, Schulen und Verkehrsunternehmen erfolgt darüber hinaus größtenteils per E-Mail oder per Fax und damit datenschutzrechtlich kritisch. Durch die manuelle Bearbeitung und die langen Kommunikationswege ist eine optimale Routen- und Kapazitätsplanung nahezu unmöglich. Sie zeichnet sich insgesamt durch eine hohe Arbeits- und Ressourcenintensität aus.
Dagegen erfolgt in modernen Behörden die Organisation des freigestellten Schülerverkehrs mit technischer, digitaler Unterstützung. Daten werden zentral in einer Datenbank gespeichert, sodass jeder Datensatz nur genau einmal existiert und sich beispielsweise Änderungen an Schülerdaten direkt auf alle Ansichten und Tabellen auswirken. Die geografischen Routen für den Schülerverkehr werden automatisch erstellt und vom Algorithmus direkt optimiert, wodurch kürzere Strecken gefahren und Kosten gespart werden. Bei Änderungen der Schülerzusammensetzung berechnet der Algorithmus außerdem direkt die neue, optimale Route ohne dass ein Mitarbeiter dafür einen Onlinekartendienst nutzen muss. Die Kommunikation zwischen Träger, Schulen und Verkehrsunternehmen erfolgt direkt auf der Plattform und ist sicher verschlüsselt, sodass ohne Bedenken sensible Daten ausgetauscht werden können. Durch die einfache und teilautomatisierte Bearbeitung und die kurzen Kommunikationswege ist eine optimale Routen- und Kapazitätsplanung möglich. Die Bearbeitung zeichnet sich insgesamt durch eine geringe Arbeits- und Ressourcenintensität aus, da die Plattform den Mitarbeiter sinnvoll bei seiner Arbeit unterstützt.
Übrigens:Unser VIA ist ein Musterbeispiel für die Digitalisierung manueller und aufwändiger Prozesse. Es schafft so die Voraussetzung für die Digitalisierung der Schülerbeförderung in Deutschland. Möchten Sie mehr über VIA erfahren? Kontaktieren Sie uns, um weitere Information zu erhalten. |
