Die E-Vergabe steht vor der Tür und viele Unternehmen stellen sich auch in der Abgabe ihrer Angebote auf eine modernere Arbeitsweise ein. Was im geschäftlichen Alltag bereits Normalität ist, ist bei bei der Teilnahme an Vergaben ein Ausschlussgrund: eingescannte und/oder ausgedruckte Unterschriften entsprechen nicht der Schriftform.
Die Vergabekammer des Bundes hat auch aktuell entschieden, dass bei schriftlichen Angeboten eine eigenhändige Unterschrift ein Muss ist. Sie hat sich dabei mit den Formerfordernissen bei Angeboten befasst und kam unter AZ VK2 154/17 zu diesem Schluss.
Der Fall
Eine Vergabestelle führte ein europaweites Vergabeverfahren nach VOB/A durch und hat in den entsprechenden Formblättern per Kreuzchen bestimmt, dass Angebote „schriftlich“ abzugeben seien.
Ein abgegebenes Angebot enthielt danach keine handschriftliche, sondern eine gedruckte, wahrscheinlich zuvor eingescannte Unterschrift. Die Vergabestelle akzeptierte dies zunächst mit der Bemerkung im Vergabevermerkt, dass eine rechtsverbindliche Unterschrift abgegeben worden sei.
Das Angebot wurde später dann jedoch wegen anderen Verstößen ausgeschlossen. Den Zuschlag erhielt ein Konkurrent. Daraufhin stellte der Anbieter einen Nachprüfungsauftrag. Die ausgedruckte Unterschrift war also zunächst nicht das Kriterium für den Ausschluss. Bei der Stellungnahme vor der Vergabekammer führte die Vergabestelle dann jedoch aus, dass allein wegen der fehlerhaften oder nicht erfolgten handschriftlichen Unterschrift das Angebot auszuschließen sei.
Die Vergabekammer setzte sich dadurch intensiver mit den Formerfordernissen an schriftliche Angebote auseinander.
Die Entscheidung
Die Kammer stellte klar, dass Vergabestellen weiterhin die Schriftform verlangen dürfen und dass Angebote in diesem Fall auch zu unterschreiben sind (§ 13 EU Abs. 1 Nr. 1 Satz 2 VOB/A).
Dabei erklärte die Kammer, dass nach dieser Vorgabe das Angebot „eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet“ sein muss. Eine eigenhändige Unterschrift diene dazu, die Identität des Verfassers kenntlich zu machen und die Echtheit des Angebots zu garantieren, damit die Vergabestelle prüfen könne, ob das vorliegende Angebot tatsächlich vom Absender stammt. Die Vorlage der Kopie einer Unterschrift bzw. einer eingescannten Unterschrift reicht folglich nicht aus.
Im Ergebnis sei der Anbieter also allein wegen der fehlenden Unterschrift von der Vergabe auszuschließen gewesen.
Wie wirkt sich das aus?
Zunächst ist wichtig zu wissen, dass keine geforderte Unterschrift durch eine digitale Kopie auf einem Ausdruck ersetzt werden darf. Werden in einer Vergabe mehrere Unterschriften erforderlich, ist jede davon handschriftlich zu leisten.
Besonders in der Schülerbeförderung, wo Bieter teils mehrere Angebote mit vielen zu unterschreibenden Formblättern abgeben, ist diese Erkenntnis wichtig. Auch wenn die Vergabestelle ihre Formulare online und am Computer bearbeitbar zur Verfügung stellt, darf ein Bieter seine Unterschrift nicht in die Dokumente einsetzen.
Damit Bieter, die natürlich auf Effizienz setzen, gar nicht erst die Möglichkeit erhalten ihre Unterschriften schon vorher einzufügen, ist es also empfehlenswert Dokumente entweder nicht bearbeitbar zu machen oder nur die entsprechenden Felder für Eingaben oder Berechnungen zum Eintragen von Werten vorzugeben.
Ein Ende ist in Sicht
Die Klarstellung der Vergabekammer kommt zu einem Zeitpunkt, wo dieser Sachverhalt nicht mehr lange zum Tragen kommt. Ab 18.10.2018 müssen alle Vergaben nicht nur elektronisch bekanntgemacht werden, sondern Angebote müssen auch elektronisch eingereicht werden. Spätestens mit der Einführung einer qualifizierten elektronischen Signatur hat sich diese Fehlerquelle also erledigt.
