Digitalisierung im Fahrdienst: Wo kann Software unterstützen?

Status Quo der Digitalisierung in Fahrdiensten – und warum Software unverzichtbar wird

In jeglichen Lebensbereichen kann man sich der Diskussion um Digitalisierung nicht mehr entziehen.  Doch darüber reden ist das eine und umsetzen etwas ganz anderes. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen kann sich die Digitalisierung wie eine Dauerbaustelle anfühlen. Unklare Ziele und stetiges Nachbessern an halb-digitalen Prozessen werden dann zu lästigen Aufgaben im wichtigen Tagesgeschäft. George Westermann, Dozent am MIT, findet genau die richtigen Worte dafür:

„Wenn man Digitalisierung richtig betreibt, wird aus einer Raupe ein Schmetterling. Wenn man es nicht richtig macht, hat man bestenfalls eine schnellere Raupe.“

Bei Stadt.Land.Netz begegnen wir häufig Verkehrsunternehmen und Fahrdiensten, die gern mehr digitalisieren und vor allem automatisieren möchten. Doch oft fehlt der richtige Anreiz – das Geschäft lässt sich scheinbar noch gut über Excel und weitere Office-Anwendungen managen. Was aber auf den ersten Blick pragmatisch wirkt, entpuppt sich in der Praxis zunehmend als digitale Sackgasse. Die Anforderungen im Schülerverkehr und der Personenbeförderung sind komplex – und damit auch die Risiken, die mit der Verwendung ungeeigneter Tools einhergehen. In diesem Artikel erklären wir, wo gut gemachte Digitalisierung im Fahrdienst beginnen kann – und welche Rolle eine spezialisierte Software für Fahrdienste dabei spielt.

Digitalisierung – was bedeutet das eigentlich?

Ursprünglich meint Digitalisierung „das Umwandeln von analogen Informationen in digitale Formate – es geht also darum, digitale Darstellungen von analogen Informationen, physischen Objekten oder Ereignissen zu schaffen.“¹

Mittlerweile wird der Begriff Digitalisierung recht diffus und teilweise beliebig verwendet – für alle Prozesse, in denen elektronische Systeme analoge ablösen oder irgendein computerähnliches Gerät zum Einsatz kommt. In der Praxis bedeutet Digitalisierung im Fahrdienst aber mehr als nur Papier durch digitale Formulare zu ersetzen oder Excel statt Karteikarten zu verwenden. Natürlich können das erste Schritte sein. Doch am Ende geht es um vernetzte und automatisierte Prozesse, die manuelle Arbeit weitgehend überflüssig machen.

Wer Prozesse digitalisieren will, muss sich also fragen: Verwende ich nur ein digitales Werkzeug – oder ist mein gesamter Ablauf digital und effizient organisiert?

Ein Excel-Sheet ist daher noch keine Digitalisierung – genauso wenig wie eine Word-Vorlage einen automatisierten Prozess ersetzt. Hier kommt spezialisierte Fahrdienst-Software ins Spiel.

Excel – eine digitale Übergangslösung mit Tücken im Fahrdienstgeschäft

In vielen Verkehrsunternehmen gehört die Dokumentation von Fahrten zum Alltag – sei es für steuerliche Zwecke oder zur Abrechnung. Um diese Dokumentation in Fahrdiensten zu digitalisieren, scheint eine Exceltabelle auf den ersten Blick gut geeignet zu sein – doch bei genauerem Hinsehen zeigen sich die Grenzen dieses Vorgehens:

• Manuelle Eingaben führen zu Fehlern: Tippfehler, falsche Datenformate oder doppelte Datensätze können schnell passieren und sind im Nachhinein nur umständlich zu bereinigen.
• Keine automatische Datenverarbeitung: Uhrzeiten, Strecken oder Fahrzeugwechsel müssen mühsam händisch gepflegt und berechnet werden.
• Mangelnde Nachvollziehbarkeit: Änderungen an Excel-Dateien sind nicht nachvollziehbar und revisionssicher dokumentierbar.
• Ungeeignet für mobile Nutzung: Wer unterwegs Fahrten erfassen will, stößt mit Excel auf dem Smartphone schnell an Grenzen.

Auch Excel ist nicht so trivial, wie es scheint

Was häufig übersehen wird: Auch Excel ist kein Selbstläufer. Zwar nutzen viele das Programm im Alltag, doch in der Praxis wird es eher wie eine „bunte Word-Tabelle“ eingesetzt – ohne tiefere Kenntnisse über Formeln oder Datensicherheit. Funktionen wie automatisierte Berechnungen, Verknüpfungen oder Makros bleiben oft ungenutzt, weil das Know-How fehlt oder keine Ressourcen für Schulungen vorhanden sind. Das führt dazu, dass oft noch mehr manuelle Arbeit entsteht – mit all den genannten Fehlerquellen.

Wer also glaubt, mit Excel eine einfache Lösung zu haben, unterschätzt häufig den Aufwand, der im Hintergrund notwendig ist, um es professionell und sicher einzusetzen. Excel funktioniert – vielleicht – bei kleinen Fuhrparks oder einzelnen Fahrten. Doch bei komplexen Abläufen und ungeschultem Personal stößt man schnell an Grenzen. Genau hier zeigt eine Software für Fahrdienste, was moderne Digitalisierung leisten kann.

Wie kann Digitalisierung im Fahrdienst aussehen?

Gut gemachte Digitalisierung beginnt nicht mit der Einführung irgendeines Tools – sondern mit durchdachten Abläufen, die gezielt durch passende Fahrdienst-Software unterstützt werden. Beispiele sind:

• Automatisierte Dokumentationsprozesse: Fahrtennachweise entstehen automatisch – z. B. über GPS oder in einer mobilen App.
• Automatische Fahrten- und Leistungsabrechnung: Alle relevanten Daten werden zur Abrechnung übernommen, inklusive Schnittstellen zur Buchhaltung.
• Digitale Tourenplanung mit Optimierung: Touren werden automatisch berechnet und unter Berücksichtigung von Fahrzeiten, Fahrzeugkapazität und Standorten optimiert.
• Mobile Fahreranmeldung und Einsatzplanung: Das Fahrpersonal meldet sich über eine App an und erhält Touren und Schichten digital.
• Individuelle Dokumentenvorlagen: Datenpunkte aus der Software können automatisiert in Dokumente eingebunden werden, um personengebundene Fahrpläne oder Serienbriefe zu erstellen.
• Zentrale, cloudbasierte Datenverwaltung: Alle Beteiligten arbeiten in Echtzeit auf derselben Plattform.
• Nahtlose Verbindung zu Disposition und Abrechnung: Medienbrüche und doppelte Eingaben werden verhindert.
• Transparenz bei unvollständiger Planung: Automatische Übersicht für die Disposition zur Erkennung und Behebung von Planungskonflikten und nicht vollständig verplanten Ressourcen
• Digitales, rechtssicheres Fahrtenbuch: Fahrten werden automatisch erfasst und revisionssicher, rechtskonform dokumentiert – z. B. für steuerliche Zwecke.

Fazit: spezialisierte Fahrdienst-Software ist der Schlüssel zu echter Digitalisierung

Wer heute digital denkt, spart morgen Zeit, Geld und schont die Nerven des eigenen Personals. Wer weiterhin vollumfänglich auf Excel setzt, riskiert unnötigen manuellen Aufwand. Die Digitalisierung ist nicht nur eine diffuse Forderung oder leere Worthülse, die sich an kleine und mittelständische Unternehmen richtet. Im Gegenteil: Sie schafft die Grundlage für klare, skalierbare und rechtssichere Prozesse und steht damit für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen.

Quellen:

1) BMLEH: Glossar zur Erklärung wesentlicher Begriffe der Digitalisierung