Mehr Effizienz dank digitaler Schülerbeförderung
Über die digitale Schülerbeförderung
Mit den Anwendungen VIA und myVIA von Stadt.Land.Netz haben sich die Prozesse in der Schülerbeförderung in Dortmund grundlegend verändert.
Alte und zeitraubende Abläufe wurden aufgebrochen und verschlankt, sodass die Fallbearbeitung nun effizienter und schneller abläuft. Das spart Ressourcen, steigert die Zufriedenheit und gibt Freiräume für Liegengebliebenes.
Anträge pro Jahr
Schulen in der Region
Mitarbeitende nutzen VIA
Von Papierstau zum Effizienzsprung
Vor der Einführung von VIA und myVIA lief der Prozess papierbasiert ab. Anträge mussten mühsam erfasst und geprüft werden, was oft langwierige und manuelle Arbeit erforderte. Entfernungsmessungen erfolgten mit großen Karten und alle Grenzwerte wurden manuell überprüft.
„Wir hatten für die weiterführenden Schulen große, uralte Karten, auf denen die Grenzen händisch eingezeichnet wurden. Man musste sich erstmal durchwühlen, um die richtige Schule zu finden.“
Diese Arbeitsweise führte zu großen Rückständen, da eine effiziente digitale Prüfung fehlte. Anträge wurden zwar erfasst, doch Bescheide konnten oft erst nach Schuljahresbeginn ausgestellt werden, was zu großen Bearbeitungsstaus führte.
„Als Statistikliebhaber ist meine Lieblingsfunktion in VIA zweifellos die integrierte KI, mit der ich in kürzester Zeit Auswertungen und Quoten erlangen kann.“
Effizienter durch digitale Anträge
Doch schon im ersten Schuljahr mit der neuen Software (2024/25) gingen bis zu 70 % der Neuanträge* in digitaler Form ein. Diese werden in myVIA schon direkt bei der Eingabe automatisch geprüft und so werden die Arbeitsabläufe deutlich effizienter. Natürlich sparen auch die Antrags- stellenden erhebliche Zeit, da die Anträge nicht mehr wie früher von der Schule gestempelt und anschließend per Post an das Schulverwaltungsamt gesendet werden müssen.
„Heute kommt ein Antrag rein, wird geprüft, beschieden und fertig. So waren wir zu Schuljahresbeginn auf einem aktuellen Stand – ohne große Rückstände und das trotz unbesetzter Stelle.“
Von Papierstau zum Effizienzsprung
Vor der Einführung von VIA und myVIA lief der Prozess papierbasiert ab. Anträge mussten mühsam erfasst und geprüft werden, was oft langwierige und manuelle Arbeit erforderte. Entfernungsmessungen erfolgten mit großen Karten und alle Grenzwerte wurden manuell überprüft.
„Wir hatten für die weiterführenden Schulen große, uralte Karten, auf denen die Grenzen händisch eingezeichnet wurden. Man musste sich erstmal durchwühlen, um die richtige Schule zu finden.“
Diese Arbeitsweise führte zu großen Rückständen, da eine effiziente digitale Prüfung fehlte. Anträge wurden zwar erfasst, doch Bescheide konnten oft erst nach Schuljahresbeginn ausgestellt werden, was zu großen Bearbeitungsstaus führte.
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