Riesige Dokumentenstapel, analoge Karten und Bearbeitungsrückstände gehören nun im Schulamt der Stadt Dortmund der Vergangenheit an: Mit der Einführung der Softwarelösungen VIA und myVIA hat die Stadt einen entscheidenden Schritt auf dem Weg in das Zeitalter der digitalen Verwaltung gemacht und so die Planung der Schülerbeförderung auf ein neues Niveau gehoben.
Die Herausforderung: viel Arbeit für wenig Köpfe
In Dortmund besuchen rund 85.000 Schülerinnen und Schüler1 die Schule.
Jeder fünfte Schüler stellt einen Antrag auf Schülerbeförderung in Dortmund – das entspricht also über 17.000 Anträgen pro Jahr aus rund 160 Schulen.
Für die lediglich acht Mitarbeitenden im zuständigen Schulverwaltungsamt war die Bearbeitung dieser Vielzahl an Anträgen lange ein echter Kraftakt – insbesondere, da der gesamte Prozess bis vor Kurzem noch papierbasiert und damit äußerst zeitintensiv ablief.
Die Mitarbeitenden mussten die Anträge unter hohem Zeitdruck manuell bearbeiten und die Entfernungen analog auf Landkarten überprüfen. Dieser zeitaufwendige, detaillierte Prozess verzögerte die Ausstellung der Bescheide, die häufig erst nach Schuljahresbeginn erfolgte. Es liegt auf der Hand, dass ein so umfassender, komplizierter Prozess zu viel Rückstand führt, der durch geringe personelle Ressourcen nur schwer zu bewältigen ist.
Die Lösung: Digitalisierung mit VIA und myVIA
Mit der Einführung der Lösungen VIA und myVIA von Stadt.Land.Netz wurde ein umfassender Wandel in Gang gesetzt. Prozesse, die früher papierbasiert und manuell abliefen, wurden digitalisiert und automatisiert.Die Vorteile zeigen sich in der Bearbeitungsgeschwindigkeit, in der Transparenz – und nicht zuletzt in der spürbaren Entlastung der Mitarbeitenden.
Ein erstes Fazit: Mehr Tempo, weniger Rückstände
Bereits im ersten Schuljahr nach der Einführung der neuen Systeme war ein deutlicher Unterschied zu spüren. Die Bearbeitung lief strukturiert, effizient – und wurde so erstmals pünktlich zum Schuljahresstart nahezu vollständig abgeschlossen. Dabei profitieren nicht nur die Mitarbeitenden in der Verwaltung, sondern auch die Antragsstellenden selbst: Lange Wartezeiten und Frustrationen können von vornherein vermieden werden.
Neugierig, wie Dortmund das geschafft hat?
Was genau hinter der digitalen Erfolgsgeschichte steckt, welche Funktionen besonders beliebt sind – und wie die Einführung mit Stadt.Land.Netz konkret verlief, können Sie in der Erfolgsstory lesen.
Auch Ihre Verwaltung kann von der Digitalisierung profitieren. Lassen Sie sich zeigen, wie VIA und myVIA Ihre Prozesse verbessern können – schnell, einfach und ohne großen Schulungsaufwand.
Quellen:
1) Das Schulwesen in Nordrhein-Westfalen aus quantitativer Sicht 2023/24“, Statistische Übersicht Nr. 425, 16. Juli 2024
